Hiện nay có tới hàng trăm phần mềm hoặc ứng dụng khác nhau, miễn phí hoặc tính phí, được tạo ra với mục đích hỗ trợ giao tiếp giữa người với người qua mạng Internet. Tuy nhiên, đối với môi trường giao tiếp nội bộ doanh nghiệp thì các ứng dụng này không chỉ xoay quanh các tính năng trò chuyện, gọi điện hay video đơn thuần mà còn được xây dựng và phát triển mở rộng nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho mỗi nhân viên. Cùng HTDS tìm hiểu qua 5 phần mềm chat nội bộ phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay qua những phân tích cụ thể dưới đây nhé!

1. Chatwork

Chatwork được biết đến là hệ thống chat quản lý doanh nghiệp hiệu quả & đơn giản của Nhật Bản với hơn 317.000 doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm được xây dựng dựa trên nền tảng giao tiếp “tinh gọn - hiệu quả - tức thời” với mục đích giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, quản lý.

Ưu điểm:

• Có đầy đủ 4 chức năng hỗ trợ giao tiếp thông tin của một tổ chức, bao gồm: Chat, Video, Giao việc và Quản lý tài liệu
• Không quảng cáo và thu thập dữ liệu quảng cáo
• Lưu trữ và chia sẻ tài liệu an toàn
• Bảo mật theo tiêu chuẩn ngân hàng
• Giao nhiệm vụ dễ dàng, quản lý công việc của team, cá nhân nhanh chóng
• File được truyền tải nhanh và lưu trữ vĩnh viễn với bộ nhớ lưu trữ cao
• Tìm kiếm thông tin, nhật ký công việc hay file nhanh chóng chỉ trong 5 phút
• Quản lý hàng trăm nhóm chat dễ dàng, khoa học
• Sử dụng phối hợp các tiện ích vào Chatwork một cách tự động như Dropbox, Facebook, Email, Twitter, Drive, Calendar
• Tương thích với tất cả các hệ điều hành
• Tính năng như email với các chức năng gửi TO, RE,…và hiện thông báo tới người được đề cập trực tiếp

Khuyết điểm:

• Miễn phí dùng hàng tháng với một số tính năng nhất định và bị giới hạn
• Tính phí cho nhiều tính năng đa dạng khác nhau và không giới hạn
• Chưa phổ biến với nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam

2. Skype

Skype - ứng dụng của Microsoft chuyên cung cấp các dịch vụ gọi điện, nhắn tin, chia sẻ thông tin trực tuyến miễn phí. Dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có internet, Skype sẽ hỗ trợ bạn gửi tin nhắn tức thời hay chia sẻ tập tin với bạn bè, gia đình, đồng nghiệp hay bất kỳ ai khác. Skype hiện đang là một trong những ứng dụng miễn phí được nhiều doanh nghiệp đăng ký và sử dụng.

Ưu điểm:

• Ứng dụng hoàn toàn miễn phí
• Hỗ trợ gọi điện video miễn phí cùng lúc một nhóm 24 người
• Áp dụng cước phí ưu đãi đối với các cuộc gọi từ Skype đến các số điện thoại cố định hoặc điện thoại di động
• Hỗ trợ lên lịch cuộc họp và gửi nhắc nhở
• Chia sẻ màn hình của mình với bất kỳ ai đang tham gia meeting
• Gửi file dưới các định dạng khác nhau
• Hỗ trợ phiên dịch các ngôn ngữ khác nhau

Khuyết điểm:

• File/hình ảnh chỉ được lưu trữ trên skype trong 30 ngày, người dùng không thể tải về sau đó
• Bảo mật dữ liệu không cao
• Chưa có những tính năng liên quan đến công việc như giao nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý công việc của cả nhóm và nhắc nhở

3. Slack

Slack - ứng dụng chat nhóm hữu ích, hỗ trợ việc nhắn tin, qua đó người dùng có thể nói chuyện, chia sẻ file tài liệu, hình ảnh,... cho tất cả mọi người trong nhóm một cách nhanh chóng. Thay vì dùng mail, Slack là một trong những sự lựa chọn tốt để sử dụng làm công cụ giao tiếp trong việc trao đổi thông tin nội bộ doanh nghiệp, từ đó giúp giảm lượng mail nội bộ đến hộp thư của người dùng.

Ưu điểm:

• Tương thích với tất cả các hệ điều hành thông dụng như macOS, Windows, Android, iOS
• Khả năng lưu trữ dữ liệu lên đến 5GB
• Liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác như Github, Drive, Dropbox,…
• Tính năng nhắc nhở công việc khi người dùng thiết lập nội dung ghi chú và thời gian
• Ghim tin nhắn trong nhóm, thay đổi chủ đề theo màu sắc, chỉnh sửa tin nhắn
• Hiện thông tin cá nhân như chức vụ, phòng ban, công ty và các thông tin khác không bắt buộc (sdt, email,…)
• Tính năng mention nhằm gửi trực tiếp tin nhắn liên quan đến một người cụ thể trong nhóm chat

Khuyết điểm:

• Phiên bản miễn phí giới hạn một vài tính năng cơ bản. Phiên bản tính phí, dung lượng lưu trữ nhiều hơn kèm theo nhiều tính năng nâng cấp khác
• Chưa phổ biến với các doanh nghiệp tại Việt Nam
• Chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt
• Chưa có chức năng gọi thoại, video
• Bảo mật thông tin chưa cao

4. Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc theo nhóm rất hiệu quả, giúp các thành viên trong cùng một team nắm bắt nhanh các đầu việc được giao và nhiệm vụ của mỗi người, tiến độ thực hiện công việc. Trello được vận hành dựa trên phương pháp Kanban “trực quan hóa công việc thành một bảng thông tin gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc là TO DO, DOING HOẶC DONE” với mục đích tăng hiệu quả làm việc, tránh xao nhãng khi đang thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Ưu điểm:

• Phân chia công việc của các thành viên trong nhóm rõ ràng theo từng vị trí và tình trạng đầu việc: đang làm, đã làm xong, hoàn tất,…
• Thao tác đơn giản, phần mềm dễ sử dụng với giao diện làm việc như tờ giấy note được dán trên màn hình
• Theo dõi trực quan danh sách công việc như TO-DO LIST
• Dung lượng file miễn phí lên đến 10MB, riêng gói Business cho phép sử dụng lên đến 250MB
• Các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ lẫn nhau khi thực hiện nhiệm vụ được giao

Khuyết điểm:

• Khó khăn trong tìm kiếm nhiệm vụ trên dashboard nếu số lượng nhiệm vụ tăng lên đến hàng trăm
• Không phân cấp thành viên quản trị, các thành viên tham gia đều có thể chỉnh sửa, giao việc hay xóa bỏ (bản free)
• Không có tính năng chat, chỉ có phần bình luận chung về các dự án
• Người dùng khó khăn trong việc quản lý deadline của các đầu việc, các thẻ được tạo độc lập, không có mối liên kết với nhau
• Thiếu báo cáo công việc và hiển thị tiến độ hoàn thành công việc
• Miễn phí với các tính năng nhất định, dung lượng chỉ 10MB. Mất phí khi nâng cấp dung lượng và sử dụng các tính năng nâng cao.
• Bảo mật chưa cao

5. Zalo

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ứng dụng Zalo đã trở thành công cụ giao tiếp nội bộ miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Zalo được phát triển bởi công ty Vinagame, được xem là một ứng dụng chat mạng xã hội gần gũi với đối tượng là người Việt Nam nhất. Với phiên bản điện thoại và trên PC, người dùng đều có thể dễ dàng kết nối với bạn bè, người thân, đồng nghiệp hay đối tác dễ dàng qua Internet.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, đẹp mắt và nhìn rất trực quan
• Dễ sử dụng cho mọi đối tượng, mọi độ tuổi bởi sự đơn giản của các tính năng như nhắn tin, gọi điện hoặc video
• Hỗ trợ đa nền tảng từ Android đến Iphone, từ MAC OS đến Windows
• Chuyển file và hình ảnh chất lượng cao
• Ứng dụng hoàn toàn miễn phí
• Mạng lưới kết nối bạn bè khắp các nơi trên Việt Nam

Khuyết điểm:

• Nhiều quảng cáo, gây xao nhãng trong quá trình làm việc
• Phần mềm chuyên về mạng xã hội, công cụ chat dành cho cá nhân nên không phù hợp với môi trường làm việc trong doanh nghiệp
• Bảo mật thông tin không cao
• Giới hạn dung lượng tệp tải lên và thời gian tải tệp xuống

Để lựa chọn một phần mềm/ứng dụng thật sự phù hợp với môi trường giao tiếp nội bộ doanh nghiệp, HTDS gợi ý bạn nên xem xét và lựa chọn về các tính năng cần thiết và có khả năng bổ trợ cho hoạt động quản lý con người và công việc. Các ứng dụng miễn phí đều có những khuyết điểm khác nhau và giới hạn nhất định.

Trong TOP 5 ứng dụng trên, Chatwork tuy mới có mặt tại thị trường Việt Nam những năm gần đây nhưng đây là công cụ tổ hợp đầy đủ các tính năng mà một doanh nghiệp cần với chi phí hợp lý cho bản nâng cấp. Liên hệ chúng tôi để được tư vấn thông tin về Chatwork nhé!

• Điện thoại: 0258 6565 396 / 0868 795 396 (Zalo)
• Email: contact@htsolutions.vn